Destroypaper destrucción de documentación confidencial
¿Serías capaz de trabajar sin utilizar papel?
Fue un lunes por la mañana, cuando estaba respondiendo un correo electrónico desde mi portátil. Uno de nuestros proveedores me había enviado una factura hace un par de semanas y me acordé de que ya estaba caducada. Tenía la sensación de que ya había emitido un pago e incluso obtuve el recibo. Rápidamente revisé mi cajón, revisé la pila de papeles en mi escritorio pero no pude encontrar el recibo.
Le pregunté a mi compañero quién había recogido el recibo, pero no recordaba dónde lo guardaba. Era un pequeño trozo de papel y era fácil extraviarlo. Saqué un archivo donde había guardado todos los extractos bancarios, pero era muy difícil ubicar una entrada de pago entre cientos de transacciones. Ya había desperdiciado mi lunes por la mañana en una actividad completamente inesperada.
¿Te suena familiar? ¿Con qué frecuencia extraviamos nuestros documentos o dedicamos mucho tiempo solo a localizarlos?
Es probable que las empresas de hoy en día no puedan dejar de usar papel, ya que a veces necesitamos preservar los contratos y otros documentos legales. Sin embargo, la mayoría de los documentos como facturas, recibos y tarjetas de visita se pueden escanear y almacenar digitalmente para su posterior consulta. Se pueden compartir en línea, lo que ahorra tiempo y dinero.
El concepto de oficina sin papel existe desde hace bastante tiempo, incluso décadas. Pero cuando llega la hora de llevarlo a la práctica… ¿Contamos realmente con la tecnología y los recursos suficientes?
Desde Destroy Paper, queremos revisar algunos puntos y consejos para ayudarte a hacer este proceso un poquito más fácil.
Escanear
Si tienes un escáner, es genial, puedes dar un primer paso hacia una oficina sin papel escaneando todas las facturas y recibos. Pero si no tienes uno, no te preocupes, puedes descargar una aplicación que convertirá tu smartphone en un escáner.
Además, los extractos bancarios contienen datos confidenciales sobre las transacciones comerciales y pueden representar un riesgo para la seguridad si no se almacenan correctamente.
Así, la próxima vez que pagues una factura, lo harás desde tu teléfono. Más adelante, podrás organizar estas imágenes en el ordenador.
Correo electrónico
Sería interesante pedir a los proveedores que envíen la factura en formato PDF por correo electrónico. Al igual que asegurarte de acordar con tus clientes el envío de tus facturas en PDF también. De esta manera, puedes organizarlas en el ordenador y buscarlas rápidamente cuando sea necesario. Esta no solo es una forma más rápida, sino que también ayudará a evitar el desorden en la oficina.
Compartir documentos en línea
Para compartir archivos entre compañeros de equipo o clientes, podrás hacerlo a través de Dropbox, OneDrive o Google Drive. Puedes editar los documentos e incluso charlar simultáneamente con compañeros que están viendo el documento.
Tablets
Cuántas veces dejamos post its escritos para recordar información concreta o tomamos notas en una reunión.
Dificultar la impresión
Una forma de hacer esto es limitar el acceso a la impresora a un pequeño grupo de personas. Otra opción sería escribir en correos electrónicos el mensaje “Ahorre papel, no imprima este correo” en las firmas, para evitar que las personas impriman innecesariamente.
Firma electrónica
¿Cuántas veces te han pedido que devuelvas un documento firmado y has tenido que imprimirlo, firmarlo, escanearlo y volverlo a enviar?… Este proceso puede reducirse si instalamos la firma electrónica, incluso utilizando PDF acrobat reader, de forma que vamos a poder firmar el documento directamente sin tener que utilizar papel y ahorrando tiempo.
Explora las aplicaciones en la nube
Todas las empresas pueden beneficiarse enormemente de la tecnología en la nube. Google Drive y Microsoft 365 son las más conocidas.
