Recomendaciones básicas para la conservación de documentos.

La conservación preventiva puede ser definida como el conjunto de medidas destinadas a lograr la permanencia en el tiempo de los documentos y libros que componen su fondo. Puede aplicarse tanto a las acciones que se anticipan al deterioro como a aquéllas que tratan de evitar su continuidad cuando ya se encuentra instalado. La importancia de su conocimiento y aplicación es proporcional al valor y trascendencia del fondo documental. Requiere capacitación, trabajo en equipo, proyectos a corto, mediano y largo plazo, voluntad institucional y recursos

La conservación preventiva implica una intervención continua e integral en tres campos de actuación, a saber: el edificio, la guarda de los documentos y el acceso a los mismos. Veamos a continuación cuáles son las recomendaciones básicas al respecto para cada uno de dichos campos.

Instalaciones.

El edificio que albergue documentación debe contar con las medidas elementales recomendadas para su mejor almacenamiento, conservación y servicio. Así, la primera barrera de defensa entre el fondo documental y el entorno será el propio edificio, seguro y confortable en términos de la conservación preventiva. Para alcanzar dicho objetivo, será prioritario tener en cuenta el exterior del edificio, la estructura interna (materiales de construcción, puertas, ventanas, accesos, etc.), la distribución de los espacios, la seguridad de las diversas zonas, el mobiliario, la limpieza, el mantenimiento constante del edificio a través de un control periódico llevado a cabo por personal de la Institución, entre otros.

El método de guarda de los documentos.

En el caso particular de los archivos, y sobre todo si se trata de documentos sueltos con formato expediente, pueden observarse diversas formas de reunir la documentación, entre ellas las más comunes son:
•Carpetas de cartón con o sin solapas, ganchos metálicos, etc.
•Archivadores definitivos de cartón anuales.
• Cajas de distintos materiales.
• Documentos individuales y sueltos.

La función de cualquier medio de guarda de documentos es la de proteger documentos y libros de la manipulación y de la acción nefasta del polvo y de otros agentes de deterioro. En consecuencia, sus condiciones tienen que ver con los materiales de fabricación y los formatos adecuados para contener
objetos tan preciados.

El almacenamiento.

Por regla general, en los depósitos suele buscarse la forma de economizar espacio, al tiempo que se procura respetar las consignas que hacen a un almacenamiento adecuado.

Los libros y documentos no son indestructibles. Si bien muchas veces es inevitable que algo ocurra, pueden implementarse una serie de indicaciones para hacer más segura la vida de estos bienes tan preciados. A continuación se mencionan algunas recomendaciones a seguir en relación con el mobiliario disponible para su almacenamiento:

• En el mercado puede encontrarse mobiliario de distinto tipo, formato y calidad. Sin embargo, el mobiliario recomendado es el metálico, de acero resistente, con revestimiento de esmalte horneado, de modo tal que la pintura no resulte agresiva para los soportes documentales. Es sumamente importante que, quien los adquiera, cuente con la absoluta seguridad de que el proceso fue realizado con seriedad.
• Otra posibilidad son los muebles de aluminio anodizado, ya que no emiten gases por no tener revestimiento.
• Si se cuenta con un mueble metálico antiguo y sin óxido, cerrado, los riesgos pueden reducirse colocando alguna capa aislante sobre el estante antes de ubicar el material.

En la Gestión documental, todo aquel que sea responsable del Sistema de Gestión de su empresa, es consciente de la gran cantidad de documentación que se genera, del tiempo empleado en su tratamiento y lo tedioso del análisis de los datos o la información que contienen. Es decir, la Gestión Documental forma parte del día a día.

También ocurre, que se pierden determinados documentos, o que permanecen los que están obsoletos, sin saber si han sido revisados y/o actualizados, o quién ha sido el responsable de hacerlo. Es decir, cuando se afronta la gestión documental, la incertidumbre de la fiabilidad de la información que se maneja es más que evidente.

La gestión documental.

La gestión documental saturada, produce caos, y este caos puede traer consecuencias que, en muchas ocasiones, son muy graves. Como, por ejemplo, posibles sanciones por no disponer de los documentos requeridos en una inspección.
Las organizaciones en las que se da este tipo de situaciones, optan por soluciones que permitan una gestión más eficiente, sin necesidad de utilizar papel y que agilice y automatice sus procesos.
Implementar soluciones que permitan que la gestión documental no suponga demasiado esfuerzo y tiempo, no es difícil, pues existen una serie de claves que pueden ayudarte.

Consejos para mejorar la gestión documental

A continuación, te presentamos algunos consejos para mejorar la gestión documental:

1. Digitalizar documentos en papel.

El primer paso para una mejora en la gestión, pasa por la digitalización de toda la documentación que tenemos en papel. De este modo agilizar los procesos de búsqueda con una recuperación eficiente en la administración de documentos.

2. Centralizar el contenido corporativo.

Es de vital importancia Ubicar toda la documentación en un mismo punto, unifica la gestión documental, lo que evita la duplicidad de documentos. El acceso rápido a la información, mejora el proceso de toma de decisiones.

3. Clasificar los documentos.

Categorizar la documentación generada por el sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente, ya que las organizaciones producen gran variedad de documentos.

4. Hacer buen uso de los Metadatos.

Se refiere a aquellos datos que hablan de los datos, es decir, describen el contenido de los archivos o la información de los mismos. Los metadatos son un buen recurso para estructurar la información y optimizar la gestión documental.

5. Destrucción de los datos.

No podemos olvidarnos que para llevar a cabo una buena gestión documental, es importante deshacernos de todo aquel papel que no tiene uso y que hace perder tiempo y ocupar espacio. Con destroypaper garantizamos una destrucción segura de tus documentos de una manera rápida y eficaz.