DESTROYPAPER DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
Guía completa de destrucción segura de documentos: Métodos y mejores prácticas
La información es poder, y por esta razón, salvaguardar la información sensible es fundamental. Ya sea en casa o en la empresa, la destrucción segura de documentos es necesaria para evitar problemas serios como el robo de identidad, fraudes y filtraciones de información sensible. Con la guía completa de destrucción segura de documentos, te explicaremos todo lo que necesitas saber para tener un panorama completo sobre los métodos de destrucción de documentos, su efectividad y cuáles son las mejores prácticas a seguir para garantizar la seguridad de la información.
¿Por qué es importante la destrucción segura de documentos?
Vivimos en un mundo muy interconectado donde información sensible, como datos personales o secretos comerciales, está siempre en riesgo. Una simple hoja de papel tirado a la basura tiene el potencial de convertirse en un problema mucho mayor. El incorrecto manejo de la documentación puede provocar:
Robo de identidad: Alguien podría utilizar la información obtenida de documentos desechados para suplantar una identidad, abrir cuentas bancarias fraudulentas, solicitar préstamos o incluso cometer delitos.
Fraude: La información financiera o comercial confidencial puede ser utilizada para realizar fraudes, estafas y/o extorsiones.
Daño a la reputación: Una fuga de información sensible puede perjudicar la imagen de una empresa o persona y reducir la confianza de clientes, socios y empleados.
Sanciones legales: La falta de cumplimiento de las normativas de protección de datos, como el RGPD, conduce a multas y penalizaciones significativas.
No hace falta que miremos mucho hacia atrás para encontrar un caso relacionado con esto. En 2017, la compañía Equifax, una de las principales agencias de crédito en Estados Unidos, tuvo una filtración de datos que impactó a más de 145 millones de personas, principalmente estadounidenses, pero también de otras naciones. ¿La causa? Fallos en su sistema de seguridad y la falta de destrucción adecuada de documentos confidenciales. Quienes accedieron a la información obtuvieron, entre otras cosas, datos como nombres, números de seguridad social, fechas de nacimiento y direcciones, provocando así uno de los mayores robos de datos de la historia reciente.
Guía completa de destrucción segura de documentos: Métodos de destrucción de documentos
Trituración
Es el método más común; se utilizan máquinas destructoras de papel que cortan los documentos en trozos muy pequeños, haciendo que la información sea ilegible.
- Ventajas: Fácil de usar, accesible, ideal para uso doméstico y pequeñas empresas.
- Desventajas: Algunas destructoras son ruidosas, lentas y la seguridad varía según el tipo de corte.
Pulverización
Este método muele los documentos en partículas diminutas y, por ende, ofrece un nivel de seguridad superior a la trituración.
- Ventajas: Mayor seguridad, ideal para información altamente confidencial, destruye grandes volúmenes de papel.
- Desventajas: Más costoso que la trituración, requiere equipo especializado, no es tan accesible para uso doméstico.
Incineración
Quemar los documentos es de las formas más efectivas para eliminarlos por completo.
- Ventajas: Elimina la información de forma permanente; puede ser una opción ecológica si se realiza correctamente.
- Desventajas: Requiere medidas de seguridad contra incendios y un estricto control para no generar emisiones nocivas excesivas.
Desintegración
Este método disuelve los documentos en un líquido que los destruye completamente.
- Ventajas: Alto nivel de seguridad, ecológico, ideal para grandes volúmenes de papel.
- Desventajas: Requiere equipo especializado y productos químicos, suele ser costoso.
Comparativa de efectividad
Como puedes observar, cada método de destrucción de documentos tiene su nivel de seguridad. A la hora de elegir un método para destruir documentos confidenciales, la seguridad es primordial, y como no todos los métodos ofrecen el mismo nivel de protección, debes evaluar bien tus necesidades para poder elegir aquel que las cumple. Pero ¿Cómo se determina el nivel de seguridad de un método de destrucción?
La norma DIN 66399 es la referencia internacional para clasificar la seguridad en la destrucción de documentos. Esta norma establece siete niveles de seguridad, que van desde P-1 (protección básica) hasta P-7 (protección máxima). La clasificación se basa en el tamaño de las partículas resultantes tras la destrucción; cuanto más pequeñas sean las partículas, mayor será el nivel de seguridad y más difícil será reconstruir el documento. Las recomendaciones generales para elegir método son:
Evaluar el tipo de información y el volumen que se necesita destruir
Para documentos con información sensible (datos personales, financieros, médicos), se recomienda un nivel de seguridad P-4 o superior. Si necesitas destruir grandes volúmenes de papel, un destructor de corte cruzado o una trituradora industrial serán más eficientes.
Contratar a una empresa especializada
Si necesitas destruir grandes volúmenes de documentos confidenciales o destruir documentos de forma periódica, lo ideal es contratar a una empresa especializada. En Destroy Paper ofrecemos servicios de destrucción de documentos y otros materiales con máxima seguridad, confidencialidad, cumpliendo con la normativa vigente y garantizando la protección de tus datos. Contacta con nosotros y conoce nuestros planes.
Estándares de seguridad
Los estándares de seguridad para la destrucción de documentos se rigen por las normas internacionales que te mostramos en la sección anterior, donde los documentos son clasificados en diferentes niveles de seguridad. Pero aparte de eso, tú en tu empresa puedes llevar a cabo ciertas prácticas para asegurar el correcto manejo de información sensible y documentación en desuso:
- Implementar una política de destrucción de documentos: Define qué documentos deben destruirse, cuándo, cómo y quién es responsable.
- Capacitar al personal: Asegúrate de que todos los trabajadores estén al tanto de las políticas y procedimientos de seguridad.
- Clasificar la información: Separa los documentos según su nivel de confidencialidad.
- Utilizar equipos de destrucción adecuados: Elige el método que mejor se adapte a tus necesidades de seguridad.
- Contratar un servicio de destrucción de documentos: Si manejas grandes volúmenes de información confidencial, externaliza el servicio.
Mantener un registro de la destrucción: Documenta la fecha, el método y los documentos destruidos.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de documentos debo destruir?
Cualquier documento que contenga información personal o confidencial, como facturas, extractos bancarios, contratos, historiales médicos, nóminas, información de clientes, etc.
¿Con qué frecuencia debo destruir documentos?
Depende del tipo de documento, las políticas de tu empresa y la legislación vigente.
¿Es seguro tirar documentos a la basura?
No, es altamente recomendable destruirlos previamente para evitar el robo de información.
¿Qué debo hacer con los discos duros y dispositivos electrónicos?
Existen métodos específicos para la destrucción segura de dispositivos electrónicos, lo ideal es contratar un servicio profesional.
