DESTROYPAPER DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
Expurgo documental: cuándo y cómo eliminar archivos obsoletos sin infringir la ley
Expurgo documental es, básicamente, poner a dieta a tu archivo sin perder la cabeza (ni la normativa). En esta guía 2025 descubrirás cuándo toca hacerlo, qué leyes mandan y el paso a paso para convertir montañas de papel en espacio libre… y tranquilidad jurídica.
¿Qué es el expurgo documental y por qué importa en 2025?
Definición breve: El expurgo documental consiste en seleccionar, retirar y destruir documentos que ya no tienen valor administrativo, fiscal ni legal.
Motivos de peso:
Cumplir la LOPDGDD y el RGPD: guardar datos más tiempo del necesario supone multas de hasta 20 M €.
Ahorro de costes: menos metros cuadrados ocupados = menos euros en alquiler y gestión.
Agilidad operativa: localizar un contrato en segundos, no en horas.
Tendencia 2025: La nueva cultura “paper‑less” y la norma UNE‑EN 15713:2020 impulsan expurgos periódicos como parte del compliance documental.
¿Cuándo corresponde hacer un expurgo?
Plazos legales recomendados
| Tipo de documento | Tiempo mínimo de conservación | Fuente legal |
|---|---|---|
| Facturas | 4 años | Ley 58/2003 (art. 66) |
| Nóminas | 5 años | RD 2/2015 (art. 21) |
| Contratos laborales | 4 años tras baja | LGT + RGPD |
| (Estos plazos son orientativos; revisa siempre la normativa sectorial específica.) |
Señales internas de “archivo tóxico”
El archivo físico supera el 80 % de la capacidad del almacén.
Hay más de un duplicado por documento.
Existen carpetas sin movimiento en los últimos 5 años.
Paso a paso para un expurgo seguro y legal
1. Identifica y etiqueta
Crea un inventario básico en Excel con series documentales, fecha de cierre y plazo de retención.
2. Clasifica por series documentales
Separa originales, copias y soportes electrónicos. Esto agiliza la posterior destrucción y evita errores.
3. Destruye con nivel adecuado
Nivel 3 (DIN 66399 P‑3) para documentos internos sin datos sensibles.
Nivel 6 (P‑6) para datos personales o estratégicos según UNE‑EN 15713.
Contrata un servicio certificado y exige certificado de destrucción.
4. Registra en tu libro de expurgo
Anota fecha, series eliminadas, método y número de certificado. Este registro te salvará en una auditoría.
Errores frecuentes que deberías evitar
Mezclar originales con copias: genera huecos legales.
Destruir antes de tiempo: podrías necesitar esos papeles ante Hacienda.
Olvidar soportes digitales: USB, DVDs o backups cuentan como documentación.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Necesito notificar a la AEPD cada expurgo documental?
No, basta con cumplir los plazos y conservar el certificado de destrucción.
¿Qué diferencia hay entre expurgo y destrucción masiva?
El expurgo es selectivo: primero se evalúa el valor del documento; la destrucción masiva elimina todo sin filtrado.
¿Puedo digitalizar y luego destruir?
Sí, siempre que la copia digital cumpla los requisitos de autenticidad (firma electrónica y metadatos).
El proceso de reciclaje es solo uno de los procesos sostenibles que se llevan a cabo, pero las empresas que buscan un servicio de destrucción de documentos sostenible deben buscar proveedores que cuenten con certificaciones ambientales como:
Conclusión
Un expurgo documental bien planificado libera espacio, reduce costes y cierra brechas legales. ¿Listo para pasar de la teoría a la acción?
👉 Solicita tu presupuesto de expurgo con DestroyPaper y duerme tranquilo.
