DESTROYPAPER DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN CONFIDENCIAL
Protocolo de destrucción de documentos: Cómo implementarlo en tu empresa
Para cualquier empresa, la información de su base de datos y sus documentos es un activo muy importante, pero no toda la información tiene la misma vida útil. Por eso, es muy importante crear protocolos sólidos y claros que permitan almacenar, resguardar y, cuando corresponda, eliminar la información confidencial que se tenga. Al mismo tiempo, poseer unas directrices claras permite la optimización de recursos a largo plazo. Pero, ¿cómo crear e implementar exitosamente un protocolo de destrucción de documentos? Te lo contamos.
Pasos para crear el protocolo
El primer paso para comenzar a crear el protocolo es saber qué hacer y en qué orden hacerlo. Respecto a esto hay 3 fases principales:
Conocer el marco legal
Una vez entiendas bien el marco legal en el que te debes manejar, debes conocer muy bien el tipo de documentos que posees y la información que cada uno contiene. No todos los documentos tienen el mismo nivel de sensibilidad. Clasifica la documentación en categorías como “confidencial”, “restringido” o “público” según su contenido y define criterios claros para determinar qué tipo de información pertenece a cada categoría.
Clasificar la documentación
Este método muele los documentos en partículas diminutas y, por ende, ofrece un nivel de seguridad superior a la trituración.
- Ventajas: Mayor seguridad, ideal para información altamente confidencial, destruye grandes volúmenes de papel.
- Desventajas: Más costoso que la trituración, requiere equipo especializado, no es tan accesible para uso doméstico.
Seleccionar el método de destrucción
Evalúa las diferentes opciones de destrucción física (trituración, incineración, pulverización) y digital (borrado seguro, reescritura, desmagnetización). Deberás elegir el método a utilizar considerando qué tan confidenciales o sensibles son los datos que había en los documentos a destruir y los recursos que tengas disponibles.
Roles y responsabilidades
Este método disuelve los documentos en un líquido que los destruye completamente.
- Ventajas: Alto nivel de seguridad, ecológico, ideal para grandes volúmenes de papel.
- Desventajas: Requiere equipo especializado y productos químicos, suele ser costoso.
Comparativa de efectividad
Una vez que los 3 puntos anteriores están completos, y para que el protocolo de destrucción de documentos funcione correctamente, es necesario establecer una estructura clara de roles y responsabilidades. Establecer roles y responsabilidades evita confusiones y garantiza que el proceso se lleve a cabo de manera eficiente y segura. A modo de ejemplo, algunos roles base que puedes definir son:
Gestión documental: Esta persona o departamento será el encargado de supervisar todo el proceso de gestión documental, incluyendo la destrucción de documentos y su lista de responsabilidades sería:
Definir y actualizar el protocolo de destrucción de documentos.
Supervisar la clasificación y el almacenamiento de los documentos.
Asegurar el cumplimiento del calendario de destrucción.
Controlar el acceso a los documentos confidenciales.
Elegir y supervisar a los proveedores de servicios de destrucción, si se subcontrata.
Mantener registros de la destrucción de documentos.
Personal encargado de la clasificación: Serían los encargados de clasificar los documentos según su nivel de confidencialidad y los criterios establecidos en el protocolo.
Personal encargado del almacenamiento: Estas personas se encargarían del almacenamiento seguro de los documentos, tanto físicos como digitales, antes de su destrucción.
Personal encargado de la destrucción: Por último, una persona o grupo de personas responsables de llevar a cabo la destrucción de los documentos, siguiendo los métodos y procedimientos establecidos en el protocolo.
Calendario de destrucción
Las nóminas de los empleados se pueden conservar hasta 4 años una vez finalizado el contrato, pero los currículums solo se deben conservar un año una vez realizada la contratación. No todos los documentos tienen la misma vida útil y conservarlos por más tiempo del establecido o no el tiempo suficiente puede llevar a sanciones en caso de auditorías. Una de las formas más sencillas de crear un calendario de destrucción es establecer fechas concretas para la destrucción de cada tipo de documento, teniendo en cuenta los plazos de conservación legales.
Otra forma es contratar un servicio profesional de destrucción de documentos. Al contratar un servicio tercerizado de destrucción de documentos, solo debes ocuparte de la primera parte del protocolo. Es decir, identificar el tipo de documentos que posees y cada cuánto tiempo deberías destruirlos para cumplir siempre con la normativa aplicable. Si esta opción te parece atractiva, visita la web de Destroy Paper. Somos una empresa especializada en la destrucción de documentación, ropa de trabajo, respaldos digitales y otros desechos. Trabajamos con total confidencialidad para asegurar la privacidad de tus datos y entregamos garantía legal de que la destrucción de los mismos se realizó como corresponde, para que puedas estar tranquilo siempre. Contáctanos y conoce más sobre nosotros y nuestro trabajo.
Formación del personal
Un aspecto muy importante de crear un protocolo interno para la destrucción de documentos es la formación del personal. Más allá de que contrates personas que tengan experiencia haciendo esto o no, deberías organizar capacitaciones que expliquen cómo funciona tu protocolo, aclarar responsabilidades y presentar los roles. Para ello, considera los siguientes puntos:
- Adapta la formación: No todos los empleados necesitan el mismo nivel de formación. Adapta el contenido y la profundidad de la formación al rol de cada empleado y su nivel de interacción con la información confidencial.
- Utiliza varios métodos de formación: Combina diferentes métodos entre sesiones presenciales, material audiovisual, plataformas online, etc.
- Refuerza la importancia de la confidencialidad: Más allá de explicar el protocolo, transmite a tus empleados la importancia de proteger la información confidencial y las consecuencias de una mala gestión de la misma.
- Fomenta la cultura de seguridad: Incentiva la comunicación y la resolución de dudas, y crea un ambiente en el que los empleados se sientan cómodos reportando cualquier incidente o sospecha de brecha de seguridad.
- Actualiza la formación: Las leyes, las tecnologías y las mejores prácticas en materia de seguridad de la información evolucionan constantemente, por lo que deberías reevaluar y actualizar el protocolo periódicamente.
- Evalúa la efectividad: Realiza evaluaciones o pruebas para comprobar que los empleados han comprendido el protocolo y son capaces de aplicarlo correctamente.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de documentos deben destruirse?
Cualquier documento con información confidencial que ya no sea necesario, por ejemplo, números de teléfono, dirección, transacciones, formularios, número de tarjetas de crédito, débito, etc.
¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos?
Los plazos varían según el tipo de documento y la normativa; te recomendamos que consultes con un profesional capacitado en el área para informarte al respecto.
¿Qué ocurre si no cumplo con la normativa?
Puede haber sanciones económicas, daños a la reputación e incluso responsabilidades penales.
¿Cómo puedo asegurarme de que la destrucción de documentos es segura?
Elige un método adecuado, contrata a una empresa especializada si es necesario, documenta el proceso y realiza auditorías.
