Destroypaper destrucción de documentación confidencial
4 pasos importantes que debes conocer antes de empezar el servicio de destrucción
Paso nº 1. Firma del contrato de servicio y contrato de protección de datos.
Nuestros pasos deben estar protegidos en todo momento. El primer paso antes de formalizar cualquier cesión de datos o iniciar cualquier actividad profesional debemos firmar el contrato de protección de datos y el contrato de prestación de servicios: El contrato de protección de datos viene a decir a grandes rasgos, quién es el responsable de los datos, quién es el encargado de los datos y la responsabilidad de cada uno de ellos durante la ejecución de los servicios. Así como tu autorización en la cesión de esos datos con una única finalidad, la destrucción de los mismos. El contrato de prestación de servicios, es el documento mediante el cual una empresa o persona física (tú) se obliga con respecto a otra empresa (nosotros) a realizar una serie de servicios a cambio de un precio. En este caso el servicio es la destrucción de la documentación confidencial de una manera segura siguiendo una serie de estrictos protocolos de seguridad. A grandes rasgos en el contrato de prestación de servicios aparece detallado, los datos fiscales de los intervinientes así como la actividad contratada, los compromisos, el procedimiento a seguir y la normativa sobre la cual se realiza la actividad entre otros aspectos.
Paso nº 2. Instalación del contenedor para dar comienzo al servicio periódico o Retirada de la documentación para su destrucción.
Instalación del contenedor para dar comienzo al servicio periódico o Retirada de la documentación para su destrucción. Una vez firmados ambos contratos queda garantizada la seguridad de tus datos y formalizado la relación contractual. Es el momento de iniciar el servicio. En el caso de haber solicitado un servicio periódico, se procederá a la instalación del contenedor en sus oficinas para proceder a su cambio y destrucción de una manera mensual o continuada. En caso de haber solicitado una destrucción puntual, se procederá a la retirada de la documentación confidencial para su destrucción definitiva. En ambos casos se garantiza la trazabilidad del servicio en todo momento mediante localizador GPS instalado en el vehículo. Del mismo modo cada retirada o cambio irá acompañada de un albarán de servicio en el que aparecerá reflejado la periodicidad, el tipo de servicio contratado, el precinto de seguridad enlazado, los kilos retirados y la fecha del servicio entre otros…
Paso nº 3. Destrucción de los datos.
Una vez retirado el material confidencial éste será destruido de manera inmediata en nuestras instalaciones. Este proceso se realiza bajo la norma DIN 66399 que hace irrecuperable e irreconocible todo tipo de documentos. Tanto soporte en papel como soporte en digital y bajo la normativa UNE 15713 – Buenas prácticas en la destrucción segura de material confidencial, entre esas buenas prácticas se encuentran:
- Personal identificado en todo momento.
- Trazabilidad de producto que se retira.
- Albarán de trazabilidad con datos específicos.
- Certificado de destrucción con datos específicos.
- Instalaciones con control de seguridad.
- Tamaños específicos de destrucción.
Paso nº 4. Emisión de certificado.
Una vez realizada todos los procesos anteriores se emite el certificado de destrucción. Es un documento que justifica que la documentación o datos recibidos han sido destruidos siguiendo una serie de protocolos de seguridad. El certificado debe contener entre otras cosas, la fecha de retirada, la fecha de destrucción, el corte de partículas en que ha sido destruida, el método de destrucción… Para conocer más detalles sobre el certificado. Vaya al enlace del blog donde explico por qué es importante el certificado. ( Ver en blog que debe contener). Ahora ya sabes que pasos debes seguir cuando contrates un servicio de estas características. En el caso de contratarlo con otra empresa exige que se sigan los procedimientos de manera correcta para garantizar tu seguridad y si contratas con nosotros puedes estar tranquilo que así será. Para más información no dudes en contactarme a través de la web o el teléfono.
